Hasta hace poco tiempo, los directores de escuela en Río de Janeiro tenían una cita obligada que los alejaba de las aulas. Cada semana, debían interrumpir su labor pedagógica para revisar, firmar y transportar físicamente pilas de facturas de proveedores de alimentos. No era un trámite menor: cada comedor recibe decenas de entregas y cada una genera un comprobante fiscal (DANFEs) que debe validarse para que el proveedor cobre.
Esa rutina manual, multiplicada por todas las escuelas de la ciudad, generaba una montaña de 80.000 documentos mensuales. Los directivos perdían horas en el tráfico llevando papeles a las oficinas regionales y, allí, un un equipo de 60 profesionales –en su mayoría docentes destinados al área administrativa– dedicaba su jornada completa a la revisión manual de cada documento. Una tarea repetitiva, de baja complejidad analítica, y, sobre todo, una barrera burocrática que consumía tiempo valioso para la educación de los estudiantes.
Este método analógico presentaba altos índices de fallas. Un muestreo realizado sobre 500 facturas procesadas manualmente detectó que el 30% contenía algún tipo de inconsistencia, desde certificaciones incompletas hasta divergencias en la información. Antoine Lousao, subsecretario ejecutivo de la Secretaría Municipal de Educación de Río de Janeiro, desarrolla en diálogo con +COMUNIDAD las consecuencias de este esquema. “No era raro que el proceso sufriera retrasos, ocasionando demoras en el pago a los proveedores y riesgo de interrupción del suministro de alimentos”, ilustra.
Además de los riesgos operativos, el sistema consumía recursos valiosos. Cuando se detectaba un error, las facturas debían devolverse físicamente a las escuelas para reiniciar el ciclo, lo que duplicaba el trabajo y aumentaba la carga sobre los directivos y el personal administrativo.
Un desarrollo interno para escalar la solución
La respuesta de la Secretaría no fue adquirir un software enlatado, sino aprovechar las capacidades instaladas. Identificaron que la validación de facturas era un candidato ideal para la automatización con inteligencia artificial (IA) debido a su carácter repetitivo y basado en reglas claras.
Se conformó un equipo pequeño con funcionarios de carrera y pasantes para crear una herramienta a medida. “Fue posible construir la solución de automatización a muy bajo costo y con un desarrollo 100% interno de la Alcaldía (Prefeitura)“, detalla Lousao.
El proyecto comenzó con una prueba piloto en 30 escuelas y, tras verificar su funcionamiento, se escaló a toda la red con el apoyo de IplanRIO, el órgano tecnológico de la administración local. Esta compañía municipal colaboró en la arquitectura del sistema para soportar accesos simultáneos y gestionar las colas de procesamiento.
La premisa fue la accesibilidad. La herramienta permite que los directores carguen las facturas digitalizadas con un solo clic, eliminando la necesidad de viajes semanales y el trasiego de papeles.
Dos capas de control automático con IA
El nuevo sistema transformó la lógica de control mediante dos niveles de intervención de IA que operan sin asistencia humana inmediata.
La primera capa se enfoca en la validación formal. Según describe Lousao: “La primera capa de automatización verifica con un 99% de precisión la conformidad de las certificaciones en las facturas, una tasa de éxito muy superior al análisis humano”.
Posteriormente, una segunda instancia analiza el contenido específico de la transacción. “La segunda capa de automatización verifica la conformidad de los ítems de la factura, evitando pagos de ítems o cantidades indebidas”, agrega el funcionario. Si el documento supera ambos filtros, se transmite directamente a la instancia regional para la instrucción del pago.
Esta precisión técnica tuvo una repercusión directa en la cultura de trabajo. La implementación incluyó una “operación asistida” donde el equipo técnico acompañó a las escuelas para recibir feedback y realizar ajustes rápidos, como la simplificación de términos en las certificaciones, lo que facilitó la lectura por parte del algoritmo.
Impacto en el presupuesto y los recursos humanos
La incorporación de esta tecnología no buscó reducir la plantilla, sino cualificar la labor de los servidores públicos. Las 60 personas que anteriormente revisaban papeles en las oficinas regionales fueron liberadas de esa carga burocrática.
“Este conjunto de automatizaciones permite la liberación y reasignación de 60 personas anteriormente dedicadas a tiempo exclusivo al tratamiento de DANFEs en las regionales, quienes pasan a dedicarse al seguimiento de la calidad del Programa de Alimentación en las escuelas o son reasignadas a otras funciones”, afirma Lousao.
En términos económicos, la relación costo-beneficio resultó favorable para la administración. El gasto operativo de la herramienta se limita al consumo de tokens para el procesamiento de datos, lo cual representa una inversión mínima frente al valor del tiempo recuperado (“algunas centenas de reales por semana”). Lousao destaca que “la ganancia con la reasignación de esos profesionales se mide de forma permanente a lo largo del tiempo, constituyendo un ahorro de cientos de miles de reales todos los meses”.
Actualmente, el equipo trabaja en una nueva fase del proyecto que apunta a digitalizar el 100% del ciclo, incluyendo la entrega de facturas por parte de los proveedores, para cerrar el circuito de manera integral.
Transferibilidad del modelo
El caso de Río de Janeiro demuestra que la innovación tecnológica en el sector público no depende exclusivamente de grandes presupuestos, sino de la identificación precisa de procesos automatizables.
Para los municipios interesados en replicar esta experiencia, los requisitos de infraestructura física son bajos. “La solución es altamente replicable para cualquier proceso que involucre la validación de DANFEs y otros documentos que exijan análisis de bajo grado de complejidad”, asegura el subsecretario.
No obstante, advierte que el principal desafío reside en el capital humano: la clave está en “la adquisición de competencias por parte de los profesionales para la adaptación, el seguimiento del uso y el mantenimiento de la solución”.
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Redacción +COMUNIDAD
