Até pouco tempo atrás, os diretores de escola no Rio de Janeiro tinham um compromisso obrigatório que os afastava das salas de aula. Toda semana, precisavam interromper seu trabalho pedagógico para revisar, assinar e transportar fisicamente pilhas de notas fiscais de fornecedores de alimentos. Não era um trâmite menor: cada refeitório recebe dezenas de entregas e cada uma gera um comprovante fiscal (DANFE) que deve ser validado para que o fornecedor receba.
Essa rotina manual, multiplicada por todas as escolas da cidade, gerava uma montanha de 80.000 documentos mensais. Os diretores perdiam horas no trânsito levando papéis para as coordenadorias regionais e, lá, uma equipe de 60 profissionais – em sua maioria professores atuando na área administrativa – dedicava sua jornada integral à revisão manual de cada documento. Uma tarefa repetitiva, de baixa complexidade analítica e, sobretudo, uma barreira burocrática que consumia tempo valioso para a educação dos estudantes.
Este método analógico apresentava altos índices de falhas. Uma amostragem realizada sobre 500 notas fiscais processadas manualmente detectou que 30% continham algum tipo de inconsistência, desde atestes incompletos até divergências na informação. Antoine Lousao, subsecretário executivo da Secretaria Municipal de Educação do Rio de Janeiro, detalha em diálogo com +COMUNIDAD as consequências desse esquema. “Não era raro que o processo sofresse atrasos, ocasionando demora no pagamento aos fornecedores e risco de interrupção do fornecimento de alimentos”, ilustra.
Além dos riscos operacionais, o sistema consumia recursos valiosos. Quando se detectava um erro, as notas precisavam ser devolvidas fisicamente às escolas para reiniciar o ciclo, o que duplicava o trabalho e aumentava a carga sobre os diretores e a equipe administrativa.
Desenvolvimento interno para escalar a solução
A resposta da Secretaria não foi adquirir um software de prateleira (“enlatado”), mas aproveitar as capacidades instaladas. Identificaram que a validação de notas fiscais era uma candidata ideal para a automação com inteligência artificial devido ao seu caráter repetitivo e baseado em regras claras.
Foi formada uma pequena equipe com funcionários de carreira e estagiários para criar uma ferramenta sob medida. “Foi possível construir a solução de automação a baixíssimo custo e com desenvolvimento 100% interno à Prefeitura”, detalha Lousao.
O projeto começou com um piloto em 30 escolas e, após verificar seu funcionamento, foi escalado para toda a rede com o apoio da IplanRIO, o órgão de tecnologia da administração local. Esta empresa municipal colaborou na arquitetura do sistema para suportar acessos simultâneos e gerenciar as filas de processamento.
A premissa foi a acessibilidade. A ferramenta permite que os diretores façam o upload das notas digitalizadas com um só clique, eliminando a necessidade de viagens semanais e o transporte de papéis.
Duas camadas de controle automático
O novo sistema transformou a lógica de controle mediante dois níveis de intervenção de inteligência artificial que operam sem assistência humana imediata.
A primeira camada foca na validação formal. Segundo descreve Lousao: “A primeira camada de automação verifica com 99% de acurácia a conformidade dos atestes nas notas fiscais, uma taxa de sucesso muito superior à análise humana”.
Posteriormente, uma segunda instância analisa o conteúdo específico da transação. “A segunda camada de automação verifica a conformidade dos itens da nota, evitando pagamentos de itens ou quantidades indevidas”, acrescenta o funcionário. Se o documento supera ambos os filtros, é transmitido diretamente à instância regional para a instrução do pagamento.
Essa precisão técnica teve uma repercussão direta na cultura de trabalho. A implementação incluiu uma “operação assistida” onde a equipe técnica acompanhou as escolas para receber feedback e realizar ajustes rápidos, como a simplificação de termos nos atestes, o que facilitou a leitura por parte do algoritmo.
Impacto no orçamento e nos recursos humanos
A incorporação dessa tecnologia não buscou reduzir o quadro de funcionários, mas qualificar o trabalho dos servidores públicos. As 60 pessoas que anteriormente revisavam papéis nas regionais foram liberadas dessa carga burocrática.
“Esse conjunto de automações permite a liberação e realocação de 60 pessoas anteriormente dedicadas em tempo exclusivo ao tratamento de DANFEs nas regionais, que passam a se dedicar ao acompanhamento da qualidade do Programa de Alimentação nas escolas ou são realocadas em outras funções”, afirma Lousao.
Em termos econômicos, a relação custo-benefício resultou favorável para a administração. O gasto operacional da ferramenta limita-se ao consumo de tokens para o processamento de dados, o que representa um investimento mínimo frente ao valor do tempo recuperado (“algumas centenas de reais por semana”). Lousao destaca que “o ganho com a realocação desses profissionais é medido de forma permanente ao longo do tempo, constituindo uma economia de centenas de milhares de reais todos os meses”.
Atualmente, a equipe trabalha em uma nova fase do projeto que visa digitalizar 100% do ciclo, incluindo a entrega de notas por parte dos fornecedores, para fechar o circuito de maneira integral.
Transferibilidade do modelo
O caso do Rio de Janeiro demonstra que a inovação tecnológica no setor público não depende exclusivamente de grandes orçamentos, mas da identificação precisa de processos automatizáveis.
Para os municípios interessados em replicar esta experiência, os requisitos de infraestrutura física são baixos. “A solução é altamente replicável para qualquer processo que envolva a validação de DANFEs e outros documentos que exijam análises de baixo grau de complexidade”, assegura o subsecretário.
No entanto, adverte que o principal desafio reside no capital humano: a chave está na “aquisição de competências por parte dos profissionais para a adaptação, o acompanhamento do uso e a manutenção da solução”.
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Redação +COMUNIDAD
