Esa rutina manual, multiplicada por todas las escuelas de la ciudad, generaba una montaña de 80.000 documentos mensuales. Los directivos perdían horas en el tráfico llevando papeles a las oficinas regionales y, allí, un un equipo de 60 profesionales –en su mayoría docentes destinados al área administrativa– dedicaba su jornada completa a la revisión manual de cada documento. Una tarea repetitiva, de baja complejidad analítica, y, sobre todo, una barrera burocrática que consumía tiempo valioso para la educación de los estudiantes.

Este método analógico presentaba altos índices de fallas. Un muestreo realizado sobre 500 facturas procesadas manualmente detectó que el 30% contenía algún tipo de inconsistencia, desde certificaciones incompletas hasta divergencias en la información. Antoine Lousao, subsecretario ejecutivo de la Secretaría Municipal de Educación de Río de Janeiro, desarrolla en diálogo con +COMUNIDAD las consecuencias de este esquema. “No era raro que el proceso sufriera retrasos, ocasionando demoras en el pago a los proveedores y riesgo de interrupción del suministro de alimentos”, ilustra. 

Además de los riesgos operativos, el sistema consumía recursos valiosos. Cuando se detectaba un error, las facturas debían devolverse físicamente a las escuelas para reiniciar el ciclo, lo que duplicaba el trabajo y aumentaba la carga sobre los directivos y el personal administrativo.

Un desarrollo interno para escalar la solución

La respuesta de la Secretaría no fue adquirir un software enlatado, sino aprovechar las capacidades instaladas. Identificaron que la validación de facturas era un candidato ideal para la automatización con inteligencia artificial (IA) debido a su carácter repetitivo y basado en reglas claras.

Se conformó un equipo pequeño con funcionarios de carrera y pasantes para crear una herramienta a medida. “Fue posible construir la solución de automatización a muy bajo costo y con un desarrollo 100% interno de la Alcaldía (Prefeitura)“, detalla Lousao. 

El proyecto comenzó con una prueba piloto en 30 escuelas y, tras verificar su funcionamiento, se escaló a toda la red con el apoyo de IplanRIO, el órgano tecnológico de la administración local. Esta compañía municipal colaboró en la arquitectura del sistema para soportar accesos simultáneos y gestionar las colas de procesamiento.

La premisa fue la accesibilidad. La herramienta permite que los directores carguen las facturas digitalizadas con un solo clic, eliminando la necesidad de viajes semanales y el trasiego de papeles.

Dos capas de control automático con IA

El nuevo sistema transformó la lógica de control mediante dos niveles de intervención de IA que operan sin asistencia humana inmediata.

La primera capa se enfoca en la validación formal. Según describe Lousao: “La primera capa de automatización verifica con un 99% de precisión la conformidad de las certificaciones en las facturas, una tasa de éxito muy superior al análisis humano”.

Posteriormente, una segunda instancia analiza el contenido específico de la transacción. “La segunda capa de automatización verifica la conformidad de los ítems de la factura, evitando pagos de ítems o cantidades indebidas”, agrega el funcionario. Si el documento supera ambos filtros, se transmite directamente a la instancia regional para la instrucción del pago.

Esta precisión técnica tuvo una repercusión directa en la cultura de trabajo. La implementación incluyó una “operación asistida” donde el equipo técnico acompañó a las escuelas para recibir feedback y realizar ajustes rápidos, como la simplificación de términos en las certificaciones, lo que facilitó la lectura por parte del algoritmo.

Impacto en el presupuesto y los recursos humanos

La incorporación de esta tecnología no buscó reducir la plantilla, sino cualificar la labor de los servidores públicos. Las 60 personas que anteriormente revisaban papeles en las oficinas regionales fueron liberadas de esa carga burocrática.

“Este conjunto de automatizaciones permite la liberación y reasignación de 60 personas anteriormente dedicadas a tiempo exclusivo al tratamiento de DANFEs en las regionales, quienes pasan a dedicarse al seguimiento de la calidad del Programa de Alimentación en las escuelas o son reasignadas a otras funciones”, afirma Lousao.

En términos económicos, la relación costo-beneficio resultó favorable para la administración. El gasto operativo de la herramienta se limita al consumo de tokens para el procesamiento de datos, lo cual representa una inversión mínima frente al valor del tiempo recuperado (“algunas centenas de reales por semana”). Lousao destaca que “la ganancia con la reasignación de esos profesionales se mide de forma permanente a lo largo del tiempo, constituyendo un ahorro de cientos de miles de reales todos los meses”.

Actualmente, el equipo trabaja en una nueva fase del proyecto que apunta a digitalizar el 100% del ciclo, incluyendo la entrega de facturas por parte de los proveedores, para cerrar el circuito de manera integral.

Transferibilidad del modelo

El caso de Río de Janeiro demuestra que la innovación tecnológica en el sector público no depende exclusivamente de grandes presupuestos, sino de la identificación precisa de procesos automatizables.

Para los municipios interesados en replicar esta experiencia, los requisitos de infraestructura física son bajos. “La solución es altamente replicable para cualquier proceso que involucre la validación de DANFEs y otros documentos que exijan análisis de bajo grado de complejidad”, asegura el subsecretario. 

No obstante, advierte que el principal desafío reside en el capital humano: la clave está en “la adquisición de competencias por parte de los profesionales para la adaptación, el seguimiento del uso y el mantenimiento de la solución”.

Esta nota forma parte del Boletín Ideas & Inspiración de la Red de Innovación Local (RIL), donde cada mes se destacan casos innovadores de diferentes temáticas en ciudades de todo el mundo. ¿Te gustaría recibir, una vez al mes, soluciones locales como las de esta nota en tu correo? ¡Puedessuscribirte de forma gratuita!

Puedes leer este artículo en portugués aquí:

Otros artículos relacionados:

^{Imagen de portada: ilustración de RIL y +COMUNIDAD.}
Redacción +COMUNIDAD

La entrada Con IA, Río de Janeiro reduce el papeleo manual en la gestión alimentaria de las escuelas  se publicó primero en +COMUNIDAD.

Cada día, más de un millón de niños y niñas almuerzan en las escuelas públicas de São Paulo. Hasta hace poco, la mayoría de esos platos contenía carne: más de 335 toneladas por semana, lo que equivalía a más de 151.000 toneladas de CO₂ al año. Era una cifra invisible pero enorme, que vinculaba la rutina de los comedores escolares con la crisis climática global.

En 2023, la ciudad decidió cambiar el menú —literalmente— y transformar la alimentación escolar en una estrategia de sostenibilidad urbana. Así nació el proyecto Menú Escolar Sostenible (Cardápio Escolar Sustentável), una política pionera que combina acción climática, salud y desarrollo local. Su meta: reducir 25% las huellas de carbono y de agua para 2030, incorporando más vegetales, productos frescos y alimentos de proximidad.

“Esto fortalece las cadenas cortas de abastecimiento, valoriza la agricultura familiar y estimula prácticas agrícolas regenerativas, orgánicas y de pequeña escala, generando impactos positivos para el clima y la comunidad”, explica a +COMUNIDAD Fernanda Lourenço de Menezes, directora de la División de Nutrición Escolar de la Coordinación de Alimentación Escolar (CODAE) de São Paulo.

Desde su implementación, el programa logró una reducción del 8% en la huella de carbono y capacitó a más de 5.000 cocineras y nutricionistas en cocina sostenible. São Paulo convirtió sus comedores escolares en un laboratorio de innovación climática y social, donde cada receta refleja un cambio de paradigma: cuidar el planeta desde el plato.

De los comedores escolares a la acción climática

+COMUNIDAD: São Paulo alimenta a cientos de miles de estudiantes. ¿Cómo se identificó el impacto ambiental y de salud generado por los menús tradicionales? ¿Qué llevó a la ciudad a transformar la alimentación escolar en un eje estratégico de sostenibilidad urbana?

Fernanda Lourenço de Menezes: El Programa Nacional de Alimentación Escolar (PNAE) es una política pública esencial para garantizar la seguridad alimentaria y nutricional de los estudiantes durante el período escolar. En São Paulo, más de un millón de alumnos matriculados en unas 4.000 escuelas municipales se benefician de esta iniciativa.

La ciudad distribuía semanalmente más de 335 toneladas de carne, sirviendo alrededor de 2 millones de comidas por día en las escuelas municipales. Para medir el impacto ambiental de esta práctica, se utilizó una herramienta desarrollada por la Facultad de Salud Pública de la Universidad de São Paulo, que calcula las huellas de carbono, hídrica y ecológica de los alimentos consumidos en el país.

Antes de adoptar medidas sostenibles, el consumo de carne en las unidades educativas generaba cerca de 151.382 toneladas de CO₂ por año. Ante estos números, São Paulo inició en 2023 la primera fase del proyecto Menú Escolar Sostenible (Cardápio Escolar Sustentável) con el objetivo de reducir gradualmente el consumo de carne y aumentar la presencia de legumbres en las comidas.

Actualmente, el consumo semanal de carne se redujo a unas 291 toneladas (vacuna, pollo, pescado y cerdo), gracias al avance hacia la segunda fase del proyecto. La meta es ambiciosa: reducir en 25% las huellas de carbono y de agua para 2030. Además de promover hábitos alimentarios más saludables y conscientes, el proyecto combate el desperdicio de alimentos y fomenta la compra de productos locales. Esto fortalece las cadenas cortas de abastecimiento, valoriza la agricultura familiar y estimula prácticas agrícolas regenerativas, orgánicas y de pequeña escala —generando impactos positivos para el clima y la comunidad.

— Desde la selección de las escuelas hasta el vínculo con los productores locales, ¿cómo se diseñó la estrategia de abastecimiento sostenible que hoy permite sustituir dos comidas semanales con carne por opciones a base de plantas?

— Para garantizar el suministro de alimentos a la Red Municipal de Enseñanza, São Paulo adopta distintos modelos de adquisición. En el contexto del proyecto Menú Escolar Sostenible, el modelo descentralizado de compras se ha destacado por ampliar la oferta de alimentos frescos y sostenibles en las unidades educativas.

En este modelo, la Secretaría Municipal de Educación transfiere recursos financieros directamente a las organizaciones de la sociedad civil, que se encargan de comprar los alimentos. La Coordinación de Alimentación Escolar (CODAE) define las directrices generales, los criterios nutricionales y sanitarios, los estándares de calidad y el esquema alimentario que orientan todo el proceso.

Además de adquirir los alimentos, estas organizaciones asociadas también gestionan completamente las comidas escolares: recepción, almacenamiento, preparación y distribución de las cinco comidas diarias que se ofrecen a bebés y niños: desayuno, colación, almuerzo, merienda y comida de la tarde.

El modelo descentralizado ofrece ventajas al permitir mayor agilidad en las compras —evitando la burocracia de los procesos públicos tradicionales— y flexibilidad en la elaboración de los menús. También posibilita la adaptación a las realidades locales de cada escuela e incentiva la compra de alimentos regionales y de temporada, fortaleciendo los circuitos cortos de abastecimiento.

Para acercar a los agricultores urbanos a las escuelas, se implementaron diversas acciones: capacitaciones sobre compra directa y requisitos del PNAE; orientaciones prácticas para identificar y relacionarse con productores locales; catálogos de proveedores; espacios de diálogo entre escuelas y agricultores; y visitas a las propiedades para conocer los métodos de cultivo.

Complementando esta estructura, la ciudad mantiene canales de comunicación directa con las unidades asociadas, brindando apoyo continuo para resolver dudas, superar desafíos logísticos y realizar ajustes operativos cuando sea necesario.

Aprendizajes, desafíos y expansión del Menú Escolar Sostenible

— Cambiar hábitos alimentarios a gran escala puede generar resistencias. ¿Qué aprendizajes dejó el proceso en relación con la comunicación, la capacitación de los equipos y la aceptación de las familias y los estudiantes?

— Sabemos que el patrón alimentario brasileño se basa en arroz y frijoles, acompañados de proteínas animales, especialmente carne vacuna. Existe una sobrevaloración de la carne en las comidas, en detrimento de otros alimentos. Este hábito representaba un desafío importante para la aceptación de comidas a base de vegetales.

Además, la mayoría de los niños no conocía ni estaba acostumbrada a consumir distintas variedades de legumbres y hortalizas. Para superar esta barrera inicial, se desarrollaron, en alianza con la Sociedad Vegetariana Brasileña, recetas sabrosas y atractivas a base de vegetales, que fueron incorporadas en los menús escolares. Las recetas y el paso a paso se presentaron en la Formación en línea del Menú Escolar Sostenible.

Desde el inicio del proyecto, se capacitó a más de 440 cocineras y nutricionistas. En 2023 se realizó una formación presencial práctica para los 450 nutricionistas de las empresas tercerizadas de alimentación escolar y de la CODAE. Ese mismo año se ofreció una formación virtual con recetas, técnicas y orientaciones sobre alimentación y sostenibilidad para más de 5.000 cocineras y nutricionistas de la red municipal.

En 2024, la formación incluyó también a las beneficiarias del Programa Operación Trabajo – Madres Guardianas de la Alimentación Escolar (GAE), con 649 participantes en encuentros que presentaron el proyecto, incluyendo charla con nutricionista y taller culinario.

Para 2025, están previstos dos encuentros de formación centrados en Plantas Alimenticias No Convencionales (PANC), brotes y aprovechamiento integral de los alimentos, dirigidos a unas 1.200 GAE. También comenzará la capacitación presencial sobre el programa y recetas a base de vegetales para todas las cocineras de las empresas tercerizadas.

— ¿Qué indicadores se utilizan para evaluar el impacto ambiental —por ejemplo, la reducción de emisiones de CO₂—, así como los beneficios nutricionales y económicos del programa?

— Utilizamos los siguientes indicadores: 

• Impacto ambiental: huellas de carbono, hídrica y ecológica.
• Beneficios nutricionales: mayor aporte de fibras, micronutrientes y polifenoles; menor consumo de grasa de origen animal y menor exposición a sustancias proinflamatorias, en consonancia con las recomendaciones de la Dieta Planetaria (EAT-Lancet, 2025).
• Beneficios económicos: no evaluados.

— ¿Cómo se financia actualmente el Menú Escolar Sostenible y qué mecanismos se están implementando para garantizar su continuidad y expansión a más escuelas?

— Los recursos financieros provienen del gobierno federal y del tesoro municipal. La implementación comenzó en agosto de 2023 con la “sopa sostenible”, elegida por ser una preparación de buena aceptación y que permite sustituir la carne sin un gran impacto para los niños.

En la primera fase, participaron 2.196 unidades asociadas, beneficiando a 308.343 alumnos. En 2024 se avanzó con la segunda fase en parte de las unidades tercerizadas, alcanzando 2.576 escuelas y beneficiando a 345.718 estudiantes, con una reducción de aproximadamente 8% en la huella de carbono.

En síntesis, el menú sostenible se está escalando gradualmente en la red, comenzando por preparaciones de fácil aceptación, mientras se fortalecen las capacitaciones de educadores y cocineras.

^{En la C40 de Buenos Aires, recibieron un premio por el Menú Escolar Sostenible el alcalde de S. Paulo, Pablo Ricardo Nunes, y funcionarias de la Coordinación de Alimentación Escolar: las nutricionistas Cláudia Lopes Macedo (directora responsable técnica) y Andrea Wang Catalani, y la coordinadora general, Maria de Fatima de Brum Cavalheiro.}

— ¿Qué aprendizajes o recomendaciones compartirían con otros gobiernos locales de América Latina que buscan avanzar hacia una alimentación escolar más sostenible, saludable y con menor huella de carbono?

— La ciudad de São Paulo se destaca por haber transformado la alimentación escolar en una estrategia de sostenibilidad, salud y fortalecimiento de la agricultura local. A través del proyecto Menú Escolar Sostenible, redujo el consumo de carne en las escuelas, priorizó ingredientes de origen vegetal y comenzó a comprar alimentos de pequeños productores, beneficiando a más de un millón de estudiantes por día.

Delegaciones de otras ciudades latinoamericanas conocieron de cerca esta iniciativa, visitaron escuelas y huertas urbanas, dialogaron con equipos intersectoriales y comenzaron a construir planes de replicación adaptados a sus realidades locales.

El programa ofrece un modelo replicable de compras públicas que cumple con objetivos climáticos, nutricionales y económicos. La experiencia refuerza la importancia de la cooperación entre ciudades para enfrentar desafíos globales como el cambio climático.
Brasil, a través del PNAE —que cumple 70 años como referencia mundial—, participa en la Coalición Internacional de Alimentación Escolar, brindando apoyo técnico a países de América Latina, Asia y África.

El equipo de la CODAE expresa orgullo por el compromiso de la ciudad con la sostenibilidad y por la valorización de la cultura alimentaria brasileña, especialmente al incentivar el consumo de arroz y frijoles y fortalecer las cadenas cortas de abastecimiento. Además, se pone a disposición para apoyar a otras ciudades interesadas en replicar esta idea.

Esta nota forma parte del Boletín Ideas & Inspiración de la Red de Innovación Local (RIL), donde cada mes se destacan casos innovadores de diferentes temáticas en ciudades de todo el mundo. ¿Te gustaría recibir, una vez al mes, soluciones locales como las de esta nota en tu correo? ¡Puedes suscribirte de forma gratuita!

Imagen de portada: ilustración de RIL y +COMUNIDAD.

Redacción +COMUNIDAD

La entrada Menú Escolar Sostenible: más nutrición y menos emisiones en São Paulo se publicó primero en +COMUNIDAD.

Frente a esta realidad, un grupo de líderes comunitarios en Wakiso puso en marcha una iniciativa para revertir la situación. A través del programa “Keep a Child in School. One Meal at a Time” (“Mantén a un Niño en la Escuela. Una Comida a la vez”) , garantizaron que los niños reciban al menos una comida nutritiva al día en tres escuelas piloto, logrando así reducir drásticamente la deserción. 

Además de buscar asistencia inmediata, la propuesta promueve la participación de distintos sectores. Los padres colaboran con insumos y trabajo voluntario, las empresas locales aportan recursos y las escuelas han implementado huertas comunitarias para asegurar alimentos de forma sostenible. Gracias a este enfoque sistémico, la iniciativa es una de las tres destacadas del Programa de Innovadores Locales 2024. 

El impacto fue inmediato: más niños en las aulas, mayor atención en clase y una comunidad más involucrada en la educación. El desafío ahora es lograr una mayor escalabilidad del proyecto en Uganda. Conoce más sobre esta iniciativa y su impacto en la nota completa en AYNI EN HISTORIAS:

Si quieres conocer más sobre el proyecto y sobre cómo puedes ayudar a que esta iniciativa escale, te invitamos a visitar la página web del Marketplace de Soluciones Locales.

^{Foto principal: equipo “Keep a Child in School: One Meal at a Time” (Wakiso, Uganda)}

La entrada “Una comida a la vez” para que ningún niño abandone la escuela en Uganda se publicó primero en +COMUNIDAD.